政府采購招標(biāo)文件（或稱標(biāo)書）是向承包商、供應(yīng)廠商（投標(biāo)人）提出任務(wù)、條件、要求的綜合性文件。招標(biāo)文件的編制，是政府采購招標(biāo)準(zhǔn)備階段中的第一道工序，也是關(guān)系到政府采購目標(biāo)實現(xiàn)的前提。自1997年浙江省金華市推行政府采購制度以來，筆者一直在一線擔(dān)負(fù)采購工作，負(fù)責(zé)執(zhí)行招投標(biāo)。在實際中不斷地探索和總結(jié)，現(xiàn)就編制規(guī)范的招標(biāo)文件與同仁磋商。

　　編制規(guī)范招標(biāo)文件的重點

　　招標(biāo)文件是整個招標(biāo)過程所遵循的法律性文件，是投標(biāo)和評標(biāo)的依據(jù)，而且是構(gòu)成合同的組成部分。投標(biāo)人只能根據(jù)招標(biāo)文件的要求，編寫投標(biāo)文件。招標(biāo)人能否編制出完整、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼袠?biāo)文件，直接影響招標(biāo)的質(zhì)量，也是招標(biāo)成敗的關(guān)鍵，由此可見招標(biāo)文件的重要性。筆者認(rèn)為招標(biāo)人編制招標(biāo)文件時，應(yīng)注重以下幾個方面的工作：

　　對投標(biāo)人做出嚴(yán)格的限制在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應(yīng)商和承包商參加投標(biāo)，以避免投標(biāo)人過多，給各方面造成不必要的負(fù)擔(dān)。這項工作建立在掌握投標(biāo)商大量信息的基礎(chǔ)上，而專職招標(biāo)機構(gòu)有條件做到這一點。

　　對招標(biāo)文件的制作做出詳細(xì)的規(guī)定使投標(biāo)人按照統(tǒng)一的要求和格式編寫投標(biāo)文件，達(dá)到準(zhǔn)確響應(yīng)招標(biāo)文件要求的目的。

　　為采購人當(dāng)好技術(shù)規(guī)格和要求的參謀使采購者獲得合乎要求和經(jīng)濟實用的采購品。

　　保證招標(biāo)文件的科學(xué)、完整，防止漏洞，不給投標(biāo)人以可乘之機

　　編制規(guī)范的招標(biāo)文件范本

　　工程類招標(biāo)文件編制在全國已有范本，故不在此贅述。貨物類采購在整個政府采購中占有的比重很大，但是全國并沒有統(tǒng)一的招標(biāo)文件格式。筆者在進行貨物類政府采購時碰到了不少問題。政府采購執(zhí)行機構(gòu)除各級政府采購中心外，還有其他采購代理機構(gòu)。主要問題是編制的招標(biāo)書既不規(guī)范也不統(tǒng)一，編制招標(biāo)書的人水平高低也不盡相同。我們時常聽到一些投標(biāo)人抱怨，“看不懂標(biāo)書”；有時還發(fā)現(xiàn)標(biāo)書中的某些條款缺乏法律依據(jù)。

　　為解決上述問題，加強政府采購工作的管理，進一步規(guī)范政府采購招標(biāo)投標(biāo)活動，筆者所在的金華市政府采購中心制定了貨物類招標(biāo)文件文本，印發(fā)各縣、市、區(qū)和機關(guān)行政事業(yè)單位，供招標(biāo)人編制招標(biāo)文件時使用。

　　文本共分通用文本和專用文本。

　　通用文本包含了適用所有貨物類采購的基本條款，具體內(nèi)容包括：投標(biāo)人須知、合同一般條款、合同格式和附件。

　　專用文本則是由招標(biāo)人根據(jù)具體招標(biāo)貨物特點進行組織和編寫，其中商務(wù)、技術(shù)方面的特別要求都在該文本中體現(xiàn)。具體內(nèi)容包括投標(biāo)邀請、投標(biāo)人須知資料表、合同特殊條款和貨物需求一覽表及技術(shù)規(guī)格。

　　通用和專用文本分開的好處

　　把貨物類招標(biāo)文件分成通用和專業(yè)文本兩本，在實際操作上的好處主要體現(xiàn)在5個方面：

　　第一，招標(biāo)文件更加規(guī)范、統(tǒng)一、公開，體現(xiàn)了政府采購公開、公平、公正原則。

　　第二，對招標(biāo)人來說，不僅節(jié)省了精力，而且招標(biāo)文件編制工作有了重點。依據(jù)招標(biāo)文件范本，招標(biāo)人編制招標(biāo)文件時，沒有必要把精力放在整個標(biāo)書上，只需把重點放在專用文本，即把對招標(biāo)貨物的特殊要求編寫好就行了。

　　第三，對投標(biāo)人來說，因重點突出，廢標(biāo)率降低，使勞動有效性提高了。凡是參加金華市貨物類政府采購招投標(biāo)的投標(biāo)人，重點編制專用文本中規(guī)定的技術(shù)要求標(biāo)書（稱技術(shù)標(biāo)），并作出實質(zhì)性的響應(yīng)；科學(xué)運用報價決策和技巧，編制完整、準(zhǔn)確的投標(biāo)報價（稱商務(wù)標(biāo)）。

　　第四，對評標(biāo)人來說，可以節(jié)省時間和精力。對所有的投標(biāo)人，通用文本都是一樣的，把精力放在各投標(biāo)人的技術(shù)標(biāo)上就行了，免去了大量重復(fù)閱讀標(biāo)書的麻煩。

　　第五，從總體上說，通用本和專用本分開，“一分為二”，重點突出，采購周期縮短，效率提高。